Voici le compte-rendu de la 2ème réunion de préparation de la convention :
Acter les animations
Parties de jeux de rôles :
Format de 4H, prétirés, matin 9H-13H, am 14H-18H , soir 20H-minuit, sous réservation (contact site de notre événement), local plutôt silencieux, séparations (grilles, tissus...), 1€ symbolique inscription, table et chaises, courant nécessaire pour le PC. Parties prévues à l'avance, 2 mois à l'avance (parce que com'). Solliciter Aventures imaginaires, la lune rousse, Ceux de Nantes de Plouha et diverses associations du territoire.
Initiation de jeux de rôles :
Format de 1H ou 2H. Réservation sur place. Gratuit. Même critères que le jeu de rôles
Plateau style jeux de rôles :
Réservation sur place. Gratuit. Mettre les durées moyenne sur le site et sur les tables. Panneaux qui expliquent les règles pour les gens qui regardent. Chifoumi. Pléguin, Bande de Breizh
JDCC : (conditionné au partenaire et la salle)
De la place, Geek Factory.
Jeux vidéo : (restreint et conditionné à la salle)
salle à part ou espace éloigné, peu de consoles et ordinateurs. Jeux sur le thème du jeux de rôles ou l'univers de jeu de rôles. PLV
Editeurs & stands :
Ils ont un espace dédié à part. Thomas meunier, la liste à définir. Solliciter les éditeurs et stand commerciaux pour faire des animations.
Wargame (conditionné au partenaire et la salle) :
De la place, Batailles chimériques. Game custom (commerce mais exceptionnellement on peut le mettre avec le wargame)
Ludothèque :
Salle à part, il faut leur demander des jeux et animations un peu dans notre thème (Loup-garou du thiercelieu). On demande à Cécile ou d'autres.
Buvette :
Sandwich, cochonneries, boisson (dont cidre et bière), frigo, papier alu, nourriture, caisse, fond de caisse, sac poubelles (tri), petites poubelles
Dresser la liste du matériel nécessaire :
Tables et chaises (jeux de rôles, initiation aux jeux de rôles, plateau, JDCC, jeux vidéo, éditeurs)
Séparations (jeux de rôles, initiation aux jeux de rôle)
Rallonges, multiprise (jeux de rôles, initiation aux jeux de rôle, Jeux vidéo, éditeurs)
Dés, papiers, crayons, gomme (jeux de rôles, initiation aux jeux de rôle, plateau)
Jeux (plateau)
Panneaux (plateau)
Consoles et jeux (jeux vidéo)
Frigo (buvette)
Gobelets de l'asso (ou pas), caution 1€
Micro, enceintes
Faire la liste des tâches
Coordinateur/retranscripteur
Faire un compte-rendu de nos réunions et de nos avancements
Coordonner chaque pôle
Faire le plan de la salle
Faire le programme
Réaliser les outils de travail (Drive...)
Communication extérieure, affiche, presse
Envoyer les informations auprès de la presse, des radios locales, les sites de rolistes 1 mois avant l'évènement
Travailler sur l'affiche. Solliciter d'éventuels artistes et informations
Site internet, facebook (page spécifique pour l'évènement)
partenariats, sponsors, communication aux partenaires
Solliciter des sponsors pour des sous
Organiser des réunions avec les partenaires
Leur envoyer des informations régulièrement
solliciter les partenaires
Réaliser une liste des partenaires ou sponsors
évaluation du budget, gestion de la salle, gestion du matériel & humains
Réaliser un budget prévisionnel (voir avec le trésorier de l'association)
Lister le matériel nécessaire
Faire les demandes de salle
Faire la liste des bénévoles
Faire la liste des besoins des partenaires
Faire le plan de la salle
Faire le planning des bénévoles
Solliciter un bénévole
Réunion d'avancement du projet actée au 8 février
Voici le rapport de la 2ème réunion de la convention. Et comme je suis un casse-c..., j'ai peut être des trucs à remettre en question (avec l'accord de tous bien sûr).
J'ai eu une discussion intéressante hier soir avec un de nos membres et il m'a interpellé sur le but de la convention et son fonctionnement. Après avoir discuté avec lui, je me suis rendu compte que nous nous chargions peut être trop la mule et que nous nous éloignons des objectifs que je souhaite (mais qui ne sont pas forcément les mêmes que les vôtres).
L'objectif actuel de cette convention telle qu'elle est construite jusqu'à maintenant est de nous faire connaître sur le territoire, de tenter de recruter des personnes extérieures au monde du jeu de rôles ou proches du jeu de rôles.
Ce qui pose les difficultés que nous avons beaucoup évoqué pendant nos réunions : sommes-nous en capacité d'accueillir du monde ? (mon avis : non!). Est-ce que nous n'avons pas trop d'ateliers différents au vu de nos bénévoles et d'un premier essai ?(mon avis : on en a trop). Est-ce que nous voulons les enfants et les touristes ? (je crois que notre avis sur ce coup est unanime : non!)
C'est pourquoi, je pense que l'on s'est peut être vraiment trop éloigné de ce que l'on voulait à la base. A la base, nous voulions un événement par les rolistes, pour les rolistes et avec les rolistes.
Je propose que nous fassions quelque chose de beaucoup plus modeste la première année. Nous pourrions inviter seulement les associations de jeux de rôles du territoire (ou d'ailleurs) à venir nous voir ainsi que parler de notre événement sur le thiase ou tout autre site roliste.
Cela nous permettrait d'avoir beaucoup moins de contraintes : accueil, Mjs, enfants, touristes... Nous n'aurions peut être pas grand monde mais on s'en fiche un peu. En fait à la base notre activité est « de niche » et il faut que les gens aient un intérêt à la base, les touristes on sait bien que l'on n'en veut pas et que cela ne leur parle pas. C'était très bien à Quessoy parce que le travail de prospection a été fait par des acteurs du territoire qui leur ont expliqué tranquillement le concept avant qu'ils ne viennent.
Démarrer petit nous permettrait de rencontrer les autres assos et rolistes que nous savons déjà dans notre « délire » et avec qui on pourrait tisser des liens, participer à leurs événements, faire des projets en commun et surtout préparer une autre convention l'année suivante cette fois là plus ambitieuse. Si nous sommes 3-4 assos à porter le projet, on pourra se permettre plus de chose et même ce que l'on a cité plus haut. De plus ça apporterait un confort à tous les bénévoles, j'en suis sûr.
Je sais que cela ne plaira peut être pas à tout le monde au niveau du concept mais je trouve ça beaucoup plus intéressant et même si des engagements auraient été pris, nous sommes une association et même si nous avons voté des trucs, rien n'est figé dans le marbre tant que nous sommes dans la préparation. Nous n'avons pas à être crédible forcément sur tout, nous ne sommes pas une entreprise.
Après, je pense que l'on peut inviter quand même les wargamers car ce sont des « furieux » comme nous, ils sont aussi de « niche » et il faut dire qu'ils ont du mal à avoir des conventions car pour eux, c'est encore plus compliqué que pour nous. En plus ça peut faire de bon contacts.
Pour Magic, je suis entre deux car les joueurs de magic peuvent drainer les joueurs qui voudraient faire du wargame ou ceux qui voudraient faire du jeu de rôles.
Sinon je pense que nous pouvons oublier les éditeurs, stands, ludothèque, jeux vidéo et jeux de plateau la première année. Rien nous empêche d'inviter des gens mais il faut qu'ils sachent à quoi ils s'exposent.
Bien entendu tout ceci n'est que mon avis et ce n'est pas moi seul qui décide, c'est nous tous. C'était juste mes réflexions pour voir si on ne change pas de cap avant qu'il ne soit trop tard. Moi je reste persuadé que tel que c'est, on s'emmerde pour rien et on ferait mieux de faire des rencontres avec de vrais futurs partenaires ou de vrais potentiels futurs membres que faire « un salon de l'imaginaire bis » et je remercie notre membre qui se reconnaîtra de m'avoir aidé à remettre les choses en perspective.
Ah et sinon j'avais tord, on avait acté novembre, mea culpa
Par contre on maintient la date du 8 février pour la prochaine ? certains d'entre nous sont pris donc on peut mettre ça au 15 février ?
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